バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリット

この記事ではバーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットについて紹介していきます。

バーチャルオフィスについて詳しく知りたい方は「バーチャルオフィスとは？サービス内容について詳しく紹介します」をご覧ください。

バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットはこちら。

それではひとつずつ詳しく見ていきましょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットは6点。

一等地の住所が利用できる

バーチャルオフィスのメリットは数多くありますが、やはり一等地の住所をオフィスの所在地として利用できることです。

バーチャルオフィスを利用することで東京（銀座・新宿・渋谷・青山）、横浜、大阪、名古屋、福岡などの一等地の住所を低価格で利用できるようになります。

法人の場合、起業したばかりの頃や、売上規模が少ない段階では金銭的に一等地にオフィスを構えることは難しいです。

個人事業主の場合は、自宅兼オフィスで仕事が完結する場合、会社の所在地としては住所は必要としていても、物理的なオフィスは必要としない場合もあります。

そこで便利なサービスが一等地に所在地を置けるバーチャルオフィスの存在です。

ホームページや名刺に記載できて、法人登記にも利用できる一等地の住所が利用できるので、対外的な信用を高めることができます。

ネットショップを運営している方は発送元の住所としても利用できます。

コストが安い

物理的にオフィスを賃貸する場合、初期費用は敷金や礼金、保証金や内装工事費、事務機器の準備費用などを考慮すると数百万円単位の費用が必要です。

初期費用以外でも賃貸料や光熱費などのランニングコストも必要になり、費用が多く掛かります。

それに比べ、バーチャルオフィスの利用コストは物理的にオフィスを賃貸することを考えると初期費用もランニングコストも大幅に低く抑えることができます。

プライバシーの確保

個人事業主で自宅をオフィスとして利用している場合、自宅住所をオフィスの住所としてホームページや名刺などで公開することに抵抗を感じる方もいらっしゃると思います。

特に現在はグーグルマップもありますし、オフィスの所在地を調べることも簡単。

調べて表示された場所が思いっきり住宅だった場合…

などと、顧客や取引先にネガティブな印象を与え、信頼性に疑問を持たれる可能性もあります。

また、あなたが女性経営者の場合、自宅を公開することのデメリットも多く、プライバシーの確保の意味でも自宅とは別の住所を利用するメリットは大きいです。

郵便物の受取・転送

バーチャルオフィスは物理的なオフィス機能はありませんが、郵便物や宅配便の受け取ってくれたり、その郵便物を保管・管理してくれて、自宅に転送してくれるサービスがあります。

郵便物の転送頻度はバーチャルオフィスのサービスやプランによって異なります。（都度、週1回、隔週、月1回など）

料金については、プランによっては無料で転送してくれたり、転送は有料・着払いで転送される、Webの会員ページで郵便物を確認できて転送の有無を選択できる、などバーチャルオフィスごとにサービスが異なります。

以前契約していたバーチャールオフィスは、不要なDM1枚でも着払いで自動転送されてきて、その度700円程度払わされていた苦い経験があるので、郵便物の転送頻度が高い方は要チェックポイントです。

貸し会議室が利用できる

打ち合わせ内容によっては、カフェや喫茶店などの公の場所で話ができない場合もありますので、貸し会議室が利用できると便利です。

大抵は30分1,000円などの料金設定になっていて、ホワイトボード、モニター、無料Wifiや、フリードリンクなどが備え付けで利用できたりします。

わざわざ使用頻度の低い会議室（ミーティングルーム）のためにリアルオフィスを準備するのは無駄が多いので、必要な時だけ使用できる会議室は使い勝手の良い大変便利なサービスです。

電話番号・FAX番号の利用ができる

携帯電話だけでも仕事はできますが、固定電話番号の有無は顧客や取引先に与える印象に影響します。

デジタル化した現在でも未だFAXが現役で、そこから仕事が発生することもあるから設置が必要、といったケースもあるかもしれません。

バーチャルオフィスには会員専用の固定電話番号が付与されるサービスがあり、携帯電話に電話転送、固定電話番号での発着信ができたり、着信したFAXをPDF化しメールアドレスへ送信してくれるサービスなどもあります。

バーチャルオフィスのサービスを利用しなくても、「03plus」などで格安に固定電話番号を利用する方法もあります。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスを利用するデメリットは4点。

他の会社と住所が重複する

バーチャルオフィスのデメリットは他の会社と住所が重複すること。

ネットでオフィスの住所を検索すれば、バーチャルオフィスであることがわかります。

中にはバーチャルオフィスを利用していることに不信感を抱かれる可能性があることも理解しておきましょう。

ただし、バーチャルオフィスを利用することにやましさを感じることはありません。

バーチャルオフィスという言葉を聞き慣れず、バーチャルオフィスって怪しくない？使ってるひと少ないんでしょ？と思う方も存在することでしょう。

しかし、コロナ禍を契機にバーチャルオフィスの需要が増えています。

バーチャルオフィスの市場規模は2019～2025年度にかけて右肩上がりに成長していくことが予想されています。

例えばワンストップビジネスセンターは創業13年、全国に44拠点あり、上場企業や地方自治体と提携し、起業支援などにも取り組んでおり、バーチャルオフィスは立派なビジネスとなってます。

物理的なオフィスがない

バーチャルオフィスはその名の通り、仮想のオフィスということで物理的なオフィス機能はありません。

ただし業種によっては、オフィスにいる時間よりも外出して仕事をすることが多い場合、オフィスを用意し、設備投資や人材雇用をする必要がないため、必要なサービス（住所、郵便物の受取、貸し会議室）だけを選べるバーチャルオフィスが最適な選択だと言えます。

シェアオフィスやレンタルオフィスがバーチャルオフィスを運営しているケースもありますので、その場合は受付にスタッフが常駐していて来客の対応をしてくれたり、オフィス機能がある場合もありますので、事業の成長に合わせてバーチャルオフィスからステップアップすることも可能です。

運営会社がサービスを終了する可能性がある

バーチャルオフィスのデメリットとして、運営会社がサービスを終了する可能性があることです。

バーチャルオフィスを運営している会社は多くありますが、運営方法を大きく分けると2つあります。

一般的なバーチャルオフィスは「転貸」タイプが多いです。

運営会社が借りたビル、フロア、一室などを改めて貸し出すことで運営しているタイプです。

「転貸」タイプのバーチャルオフィスのデメリットは、オーナーが物件を売りに出すことでサービスが終了する場合や、運営会社は事業として採算が合わない場合などはサービスを終了する可能性があります。

サービスが終了する場合には利用者は移転が必要となりますので、様々な手続きをしなくてはいけなくなります。

少なくとも自社物件で運営しているバーチャルオフィスは、賃料が払えなくなった、物件のオーナーとのトラブルが原因でサービスが終了する、といった可能性は低いと思います。

ただ、どんな理由にせよ運営会社がサービスを終了したらそのまま住所の使用はできない、移転をしなくてはいけない点だけは考慮すべきです。

だからこそ、使用料金だけで選ばずに、運営会社の信頼性などを加味してバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。

利用できない業種がある

コストが抑えられて、必要なサービスが選べて、一等地の住所がレンタルできるバーチャルオフィスですが、利用できない業種があります。

基本的に以下の業種は実際のオフィスが必要になるため、バーチャルオフィスは利用できません。

自分のビジネスが該当するのか、それぞれのバーチャルオフィスの利用規約を確認する必要があります。

まとめ

バーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットはこちら。

メリット・デメリットを知ってバーチャルオフィスを上手く使いこなしていきましょう。