個人・法人問わず、ビジネスをしていく上で必要なのが「住所」。
あらゆるビジネスで事業所在地が不明では信頼されませんし、ネットショップ運営者は特定商取引法により住所の表記は必須。
自宅住所でもビジネスをすることはできますが、ホームページや名刺などで不特定多数に公開することに不安がある方も多いでしょう。
また、オフィスは持ちたいけど、起業したばかりで資金的に難しい場合もあります。
そのような場合に便利なサービスが「バーチャルオフィス」です。
バーチャルオフィスは名前の通り「仮想のオフィス」で実態のないオフィスということになります。
仮想のオフィスって何？
そう疑問に思ったあなたに向けて、バーチャルオフィスについて詳しく解説させていただきますね。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスと物理的なオフィスの大きな違いは執務スペースの有無です。
通常のオフィスにはデスクや椅子、PC、電話、ネット環境などもあり、仕事のできる環境が整っています。
一方、バーチャルオフィスの基本的なサービスは「住所のレンタル」です。
バーチャルオフィスの運営者によっては郵送物の受け取りや転送をしてくれる、電話番号を提供してくれる、貸し会議室がある、などのサービスがあります。
バーチャルオフィスを利用するメリットは、自宅住所を公開することなく、コストを抑えながら、ホームページや名刺などで一等地に会社がある体裁が取れて、郵便物の受け取りができたり、会議室で商談ができたりすることで、ビジネス的な信頼性も高めることができることです。
バーチャルオフィスの住所は、法人登記や銀行口座開設する際にも使用できるので、法人だけではなく、個人が事業を拡大して法人化する際も継続して利用できるサービスとなっています。
自宅圏オフィスの個人事業主やネットショップ運営者、スタートアップ経営者などにおすすめしたいサービスです。
バーチャルオフィスの市場規模は拡大している
まだバーチャルオフィスという言葉が聞き慣れないあなた、その気持ちめっちゃわかります。
バーチャルオフィスって怪しくない？使ってるひと少ないんでしょ？
私も初めはそう思いました！
でも、以下の表をご覧ください。
実はバーチャルオフィスの市場規模は2019～2025年度にかけて右肩上がりに成長しています。（予想含む）
タイミング的にコロナ禍を契機にバーチャルオフィスの需要が増えています。
私がバーチャルオフィスを利用し始めたのは2016年でしたが、ワンストップビジネスセンターを筆頭に数える程度しか選択肢はありませんでした。
それが今年（2022年）、GMOオフィスサポートの信じられないような格安料金の広告が目に飛び込んできました。
そこで改めてバーチャルオフィスについて調べたら、とにかくサービスが充実していて低価格のバーチャルオフィスが激増していることを知ります。
バーチャルオフィスの市場規模の拡大を目の当たりにして、これからの時代、バーチャルオフィスを利用することが当たり前になっていくことを感じました。
バーチャルオフィスのサービス内容
それではバーチャルオフィスの具体的なサービス内容について紹介していきたいと思います。
バーチャルオフィスのサービス内容は大きく分けて以下の5点になります。
- 住所貸しサービス・法人登記
- 郵便物の受け取り・転送
- 電話番号、FAX番号の提供・電話秘書サービス
- 貸し会議室（ミーティングルーム）
- 来客時のスタッフ対応
バーチャルオフィスをおすすめする人
- 個人事業主
- コストを抑えて起業したい人
- 公開する住所に信頼性を持たせたい人
- ホームページや名刺に自社の住所として自宅住所を公開したくない人
- 郵送物の発送・受取り用の住所が欲しい人
サービス内容の詳細
住所貸しサービス・法人登記
バーチャルオフィスを利用する最大のメリットは「一等地の住所を自社の住所として利用できる」ことです。
私自身、個人事業主として実際にバーチャルオフィスを利用していますが、その理由は「自宅住所を公開したくない」、「ホームページや名刺で公開する住所にビジネス的な信頼性を持たせたい」ということでした。
バーチャルオフィスを利用することで東京（銀座・新宿・渋谷・青山）、横浜、大阪、名古屋、福岡などの一等地の住所を低価格で利用できるようになります。
ビジネスの種類によって、対外的にイメージの良い住所を選べることもバーチャルオフィスを利用するメリットのひとつです。
・銀座→知名度が高い（ファッション・グルメ）
・渋谷→IT企業・ベンチャー企業が多いイメージ
・青山→ハイセンスなイメージ（ファッション・クリエイティブ）
起業したばかりの方や個人事業主の方でも、一等地の住所を利用することで相手に信頼感や安心感を与えることができます。
また、新型コロナウイルスの影響でオフィスをなくしてバーチャルオフィスを利用する場合や、オフィス機能を必要としていないテレワークが中心のスタートアップ企業や、自宅圏オフィスの個人事業主、ノマドワーカー、ネットショップ運営者など、バーチャルオフィスはコストを抑えることができます。
ビジネスを拡大させる予定がある場合は、法人登記の利用有無も確認しておきましょう。
郵便物の受け取り・転送
郵便物や宅配便を受け取り、指定の住所に転送してくれるサービスです。
バーチャルオフィスによっては転送の料金の有無や月ごとの転送回数などが設定されているので、自分の使い方に合ったプランやサービスを選ぶことが重要です。
郵送物の受け取りだけではなく、発送住所としても使用できます。
電話、FAX番号の提供・電話秘書サービス
ホームページや名刺に記載できる電話番号やFAX番号を提供してもらえます。
固定電話番号を持っている企業が大半な中、携帯番号だけだといまいち信頼性に欠ける場合、固定電話番号を持っておくのはビジネス的なイメージアップにも有効です。
また、自社にかかってきた電話をオペレーターが対応してくれるサービスも提供されていて、商談中や打ち合わせ中などに電話対応できない場合でも、取引先からの電話を受け、内容をメールでお知らせしてくれるので、目の前の仕事に専念することできます。
FAXもネットを介して送受信できるため、スマホやPCがあればどこでもデータの確認ができて便利です。
貸し会議室（ミーティングルーム）
オフィスが不要なビジネスであっても、取引先を招いての対面での打ち合わせや商談をする機会がある場合に便利なのが貸し会議室（ミーティングルーム）です。
たびたび会議室を借りるのは面倒、そもそも会社住所以外の会議室を指定することで疑問を抱かれる、カフェなどでは情報漏洩が気になる、そんな方は貸し会議室（ミーティングルーム）があるバーチャルオフィスを選びましょう。
1時間単位で利用できることが多く、デスクや椅子が用意されており、Wifiやモニター、プロジェクター、ホワイトボードなどの無料設備があり、お茶やコーヒー、ウォーターサーバーなどのフリードリンクが利用できます。
電話予約だけではなく、Webで予約システムを利用できるバーチャルオフィスもあるので、利用頻度に合わせて便利に使えるところを選ぶといいでしょう。
来客時のスタッフ対応
ビジネスによっては取引先を招いて対面での打ち合わせをしたり、取引先が突然住所地に訪問してくる、などの状況も起こり得ます。
そんな時にバーチャルオフィスの受付は、実質的にあなたのオフィスの受付となります。
受付が無人であったり、そもそも受付がないなどの場合、あなたの会社のイメージに悪影響を与えたり、契約の有無や売上を左右することになるかもしれません。
受付は会社の顔になりますので、来客の可能性がある場合は、有人対応が可能か、受付としてふさわしい対応をしてくれるサービスがあるかどうかを確認する必要があります。
まとめ
バーチャルオフィスのサービス内容は大きく分けて以下の5点になります。
- 住所貸しサービス・法人登記
- 郵便物の受け取り・転送
- 電話番号、FAX番号の提供・電話秘書サービス
- 貸し会議室（ミーティングルーム）
- 来客時のスタッフ対応
